Kenapa harus susun jadwal dengan cara yang otomatis?

Penjadwalan mata pelajaran merupakan pekerjaan yang rutin dilakukan institusi / lembaga pendidikan pada setiap awal semester. Kesulitan mengatur penggunaan ruang bersama, keterbatasan jam mengajar untuk guru, penjadwalan ruang pada system pembelajaran Moving Class, permintaan hari masuk guru, dan mengatur pertemuan mapel pada jam-jam tertentu adalah kesulitan yang berdampak sistemik pada penjadwalan mata pelajaran. Jika satu saja jadwal tergeser maka akan menggeser pula jadwal yang lain. Menyusun jadwal seperti memasang kepingan puzzle kesulitan tingkat tinggi.

Kesulitan penyusunan semakin bertambah komplek jika jumlah kelas, guru dan jam mata pelajaran semakin banyak ditambah lagi sebagian guru yang memesan jam untuk tidak ditempatkan pada jam-jam dan hari tertentu.

Penyusun biasanya menyisihkan waktunya untuk tidak diganggu dalam beberapa hari atau minggu hanya untuk menyelesaikan pembuatan jadwal. Hal ini dilakukan supaya konsentrasinya tidak terganggu dan jadwal yang dihasilkan bisa maksimal. Minggu ke-1 dan ke-2 bisaanya proses KBM belum bisa berjalan lancer karena masih banyak penyesuaian-penyesuaian.

Sehingga penyusun dituntut bisa memberikan jadwal pelajaran yang nyaman bagi semua guru dan siswa, seperti memenuhi ketidak sediaan guru pada jam dan hari-hari tertentu, menempatkan mapel sulit dan penjas pada jam pagi, menempatkan jam tertentu untuk mapel tertentu, menjadwal penggunaan ruang bersama supaya tidak terjadi bentrok ruang dll. Terkadang karena sudah buntu dengan kompleknya kesulitan-kesulitan tadi, jangankan memenuhi kriteria-kriteria tersebut, jadwal selesai dengan tidak ada guru yang bentrok jamnya saja sudah hal yang melegakan. Tidak menjadi keniscayaan sedemikian kompleknya penyusunan jadwal karena pada umumnya penyusun jadwal masih menggunakan cara-cara manual.

Melalui channel / e-book sederhana ini kita akan meninggalkan cara-cara lama penyusunan jadwal. Tidak perlu bawa-bawa kerjaan susun jadwal ke rumah dan bergadang tengah malam lagi.

Cara baru ini kita hanya membagi tugas mengajar (teching contract), mengatur setting penjadwalan, kemudian serahkan semua pada aplikasi untuk mengatur jadwal. Tidak perlu lagi takut akan jadwal yang bentrok, guru ketinggalan jadwal, ruang yang bentrok, dan permasalahan-permasalahan lainnya.

Aplikasi yang digukan dalam proses penyusunan jadwal ini adalah aSc TimeTables dan dua aplikasi excel pembantunya yaitu XML creator for aSc Timetables dan aSc Converter to excel. Apa dan bagaimana prosesnya akan penulis bedah pada bab-bab selanjutnya.

Harapan penulis semoga tulisan sederhana di channel ini bermanfaat dalam membantu para waka kurikulum maupun operator penyusun jadwal sekolah.